[공동주택 실무 마스터] 입대의 운영경비는 쌈짓돈이 아닙니다! 명절 선물·회식비 지출하면 감사 지적 (2025 경기도 사례)

 

 

1. 들어가는 글: 깐깐해진 입주자대표회의 운영경비 감사

아파트를 위해 봉사하는 동별 대표자들을 위해 일정 금액의 '입주자대표회의 운영경비'가 예산으로 편성됩니다. 하지만 이 경비는 엄격하게 「관리규약」에 명시된 용도로만 사용해야 합니다. 좋은 게 좋은 거라며 회의 없는 날 식사를 하거나, 명절 선물을 돌리고, 규약에 없는 수당을 챙겨주다가는 무더기로 감사에 적발될 수 있습니다. 

 

2. 감사 지적 사례 ①: 밥값, 선물값 등 '목적 외 지출'

관리규약에 명시되지 않은 사적인 식사나 물품 구입은 전액 부당 집행으로 간주됩니다.

• 회의 없는 날 식사 및 명절 선물 (성남시 아파트): 정식 회의가 없는 날 동대표 간담회 식사비, 설·추석 명절 선물, 연말 송년회 및 회식비 등으로 총 12회에 걸쳐 약 301만 원을 부당하게 지출하여 지적받았습니다.
• 관리직원과의 식사 및 케이크 (포천시, 의왕시 아파트): 포천시 아파트는 회의용 식대 규정을 어기고 입주자대표회장과 관리소 직원의 점심 식사, 종무식 식사비 등으로 비용을 썼으며, 의왕시 아파트는 규약에 없는 연말 케이크 구입비 등으로 경비를 사용했습니다.

3. 감사 지적 사례 ②: 규약에 없는 '수당 지급 및 소급'

수당은 반드시 관리규약에 정확히 명시된 직책과 금액 한도 내에서만 지급해야 합니다.

• 임의 직책수당 및 전임자 지급 (용인시, 오산시 아파트): 용인시 아파트는 규약에 없는 '이사 직책수당'을 임의로 지급했고, 오산시 아파트는 현직이 아닌 '이전 회장과 감사'에게 임원 수당을 지급해 적발되었습니다.
• 출석수당 소급 지급 (하남시 아파트): 회의 출석수당 규정이 없던 시절의 회의분(21년 5~11월)에 대하여, 10월 규정 개정 후 무려 845만 원을 과거로 소급하여 일괄 지급했다가 지적을 받았습니다.

4. 실무자를 위한 핵심 체크리스트

입주자대표회의 운영경비 집행 시 관리주체가 반드시 챙겨야 할 원칙입니다.

• 규약 확인 필수: 회의 출석수당, 직책수당, 회의 식대 등 오직 관리규약에 명시된 항목과 한도 내에서만 집행하십시오.
• 적격 증빙과 참석자 명기: 식대 등을 지출할 때는 반드시 사용 목적, 참석자를 명기한 정산서와 적격 지출증빙 자료(카드 영수증 등)를 첨부해야 합니다.
• 투명한 내역 공개: 매월 수당 지급 내역과 소요 비용을 별도 장부로 작성하고, 관리비 부과명세서에 첨부하여 전체 입주민에게 배부해야 합니다.